Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

Adonay Antonio Madriz Astorga

Cédula de identidad: 3-0487-0538

Domicilio: Paraíso, Cartago, Costa Rica

Correo de contacto: [email protected]

Sistema Agenda es una aplicación móvil profesional desarrollada y operada por el responsable indicado. Si tiene preguntas sobre esta política o desea ejercer sus derechos, puede escribirnos al correo indicado.

2. Marco legal aplicable

Esta política se rige por la Ley N.º 8968 — Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica y su Reglamento. La autoridad competente en materia de protección de datos es la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

3. ¿A quién aplica esta política?

Esta política aplica a toda persona que utilice Sistema Agenda, ya sea como orientador u orientadora registrada (usuario de la aplicación) o como persona atendida cuyos datos son registrados por el profesional en el ejercicio de sus funciones.

4. Datos personales que recopilamos

4.1 Datos del orientador o la orientadora (usuario de la aplicación)

Cuando el usuario elige iniciar sesión mediante Google, el sistema solicita acceso al correo electrónico principal de la cuenta, a la información básica del perfil (como nombre y fotografía pública de perfil) y al identificador de la cuenta necesario para el proceso de autenticación. Esta información se utiliza exclusivamente para crear o vincular la cuenta del usuario y facilitar el acceso seguro al servicio.

Los datos de tarjeta de crédito u otro instrumento de pago nunca son almacenados por Sistema Agenda. El procesamiento de pagos está delegado íntegramente a TiloPay (ver sección 7).

4.2 Datos de las personas atendidas

El orientador registra información de los estudiantes, encargados legales, docentes u otros terceros en el marco de su labor profesional. Estos datos pueden incluir:

Responsabilidad profesional: El orientador es el responsable legal del tratamiento de los datos de las personas atendidas, dado que actúa en virtud de su autorización institucional para manejar esta información. Sistema Agenda provee la infraestructura técnica y garantiza la seguridad de los datos, pero no determina ni controla la información que el profesional decide registrar.

4.3 Datos generados por el uso del sistema

5. Finalidad del tratamiento

Los datos personales recopilados se utilizan exclusivamente para:

• Prestar el servicio de agenda profesional descrito en la aplicación.
• Gestionar la cuenta, la autenticación y la suscripción del usuario.
• Enviar notificaciones relacionadas con el funcionamiento del servicio.
• Cumplir con obligaciones legales y contables aplicables.
• Garantizar la seguridad e integridad del sistema.

No utilizamos sus datos para publicidad, perfilamiento comercial ni los compartimos con terceros con fines de marketing o analítica.

6. Base legal del tratamiento

Datos de categoría especial (Art. 9, Ley 8968): el campo de género de las personas atendidas y la información de salud que pueda estar contenida en las ausencias personales del orientador son datos de categoría especial. El tratamiento de estos datos se fundamenta en el consentimiento explícito de quien los registra:

• Género de personas atendidas: el orientador decide de forma voluntaria si registra este dato, asumiendo con ello la responsabilidad profesional de determinar su pertinencia para el servicio de orientación.
• Ausencias personales (cuando reflejen motivos de salud): el campo es de uso voluntario; al registrarlo, el orientador consiente expresamente su tratamiento.

7. Terceros que procesan datos

Sistema Agenda comparte datos con los siguientes proveedores de servicios, exclusivamente en la medida necesaria para operar el sistema:

Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento bajo sus propias políticas de privacidad y están sujetos a estándares de seguridad reconocidos internacionalmente.

No se venden datos a terceros. No se comparten datos con fines publicitarios ni de analítica externa.

Transferencias internacionales de datos

Los proveedores indicados están ubicados fuera de Costa Rica. La base jurídica de cada transferencia internacional, conforme a los artículos 28 al 34 del Reglamento de la Ley 8968, es la siguiente:

Sistema Agenda mantiene Contratos de Encargo del Tratamiento (DPA) vigentes con cada uno de estos proveedores.

8. Seguridad de los datos

Sistema Agenda aplica medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos personales, entre ellas:

• Cifrado en reposo a nivel de aplicación: los campos que contienen información especialmente sensible —incluyendo número de identificación, fecha de nacimiento, dirección, género, contenido de notas y apuntes, descripción y conclusiones de casos, entre otros— se cifran mediante AES-256-GCM (un estándar de cifrado reconocido internacionalmente) antes de ser enviados al servidor. Las claves de descifrado están bajo control exclusivo del Servicio; el proveedor de infraestructura no puede acceder a estos datos en texto claro.
• Cifrado de almacenamiento local en el dispositivo: los datos almacenados localmente en el dispositivo del usuario para uso sin conexión están protegidos mediante cifrado, de modo que son inaccesibles si el dispositivo es perdido o robado.
• Protección de contraseña mediante cifrado irreversible: la contraseña nunca se almacena en forma legible. Se transforma mediante Argon2id (un algoritmo diseñado específicamente para la protección de contraseñas y reconocido como estándar de seguridad), generando un resultado que no puede revertirse: ni el sistema mismo es capaz de recuperar la contraseña original; solo puede verificarla.
• Cifrado en tránsito: toda comunicación entre la aplicación y los servidores se realiza mediante protocolo TLS (el estándar que protege las comunicaciones por internet).
• Autenticación segura: el acceso requiere credenciales verificadas mediante tokens seguros.
• Aislamiento estricto por usuario: ningún usuario puede acceder a los datos de otro sin autorización explícita.
• Registros de auditoría: las operaciones sobre datos sensibles quedan registradas de forma inmutable.
• Respaldos automáticos diarios de la base de datos, con retención de 30 días.

Ante cualquier incidente de seguridad que implique exposición de datos personales, notificaremos a la PRODHAB en un plazo máximo de 72 horas desde su detección, conforme al Art. 27 de la Ley 8968. Si el incidente implica alto riesgo para los titulares, también se les notificará directamente.

9. Plazos de conservación de datos

10. Eliminación de cuenta

El usuario puede solicitar la eliminación de su cuenta en cualquier momento escribiendo a [email protected] o desde la sección de configuración de la aplicación.

La eliminación no es inmediata: al recibir la solicitud, la cuenta entra en un período de 90 días durante los cuales puede recuperarse completamente sin pérdida de datos. Pasado ese plazo sin reactivación, se procede a la eliminación definitiva de la cuenta y todos sus datos asociados, con excepción del historial de facturación, que se conserva por obligación contable.

11. Sus derechos como titular de datos

De conformidad con los Arts. 6 al 10 de la Ley 8968, usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos están siendo tratados.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Cancelación (supresión): solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados.
• Oposición: negarse al tratamiento de sus datos por motivos fundados y legítimos.

Canal de ejercicio: Todas las solicitudes deben dirigirse a [email protected]. Responderemos en un plazo razonable conforme a lo que establece la ley.

Independencia del estado comercial: El ejercicio de estos derechos es irrestricto. Puede solicitarlos en cualquier momento, incluso si su cuenta está suspendida o en proceso de eliminación.

Datos de personas atendidas: Si usted es una persona atendida (estudiante, encargado legal u otro tercero) y desea ejercer sus derechos sobre los datos que el orientador ha registrado, debe dirigir su solicitud directamente al profesional que lleva su caso, quien tiene la obligación legal de atenderla.

12. Cookies y rastreo

La aplicación móvil no utiliza cookies de rastreo, publicidad ni analítica de terceros. Únicamente utiliza credenciales de sesión estrictamente necesarias para la autenticación del usuario y el funcionamiento del servicio.

13. Menores de edad

Sistema Agenda está dirigida exclusivamente a profesionales adultos de la orientación educativa. No recopilamos datos de menores de edad de forma directa. Los datos de estudiantes menores de edad que el orientador registre en el ejercicio de su función profesional quedan bajo la responsabilidad de dicho profesional, quien debe asegurarse de contar con la autorización correspondiente conforme a la legislación aplicable.

14. Modificaciones a esta política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política cuando sea necesario, por ejemplo, ante cambios en el sistema, nuevas obligaciones legales o incorporación de nuevos proveedores. Cuando se realicen cambios sustanciales, se notificará al usuario mediante la aplicación antes de que entren en vigor. El uso continuado del servicio tras la notificación implica la aceptación de la política actualizada.

15. Contacto y autoridad reguladora

Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales:

Adonay Antonio Madriz Astorga

Correo: [email protected]

Si considera que sus derechos no han sido atendidos de manera satisfactoria, puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB):

Sitio web: www.prodhab.go.cr

16. Documentos y archivos adjuntos

El Usuario puede adjuntar documentos y archivos (Documento) a los casos, expedientes u otras entidades que gestiona. Igual que con la información de casos, expedientes, notas y apuntes (sección 4.2), el sistema no puede determinar automáticamente si un archivo adjunto contiene información de categoría especial según el Art. 9 de la Ley 8968 (por ejemplo, datos de salud o situación familiar) — es responsabilidad del Usuario marcar el documento como "Contiene información sensible" cuando corresponda, desde la propia aplicación. Este marcador permite auditar, anonimizar o eliminar proactivamente ese contenido desde la Vista de Control de Información Sensible.

Los archivos se almacenan en la infraestructura de almacenamiento de objetos del Servicio con cifrado en reposo propio de dicha infraestructura, adicional al descrito en la sección 8.

17. Colaboración entre profesionales (Asesores)

El Usuario puede invitar a otro profesional registrado en el sistema ("Asesor") para que lo asesore en su labor de gestión de algunas entidades específicas (casos, actividades, expedientes o planes de acción), en los términos de la Cláusula 11 de los Términos y Condiciones. Esta funcionalidad busca automatizar procesos de asesoramiento y supervisión profesional ya existentes en la práctica de la orientación educativa. Además de observar la información compartida, el Asesor podrá dejar notas de asesoramiento sobre ella como parte de su labor de acompañamiento al Usuario; estas notas son del mismo tipo que las que el propio Usuario registra sobre sus casos, y el sistema distingue en todo momento cuál nota fue creada por cada profesional.

Cómo funciona el proceso de invitación: la invitación en sí no transmite ningún dato de las personas atendidas. El correo y la notificación que recibe el Asesor contienen únicamente una referencia genérica a la invitación, sin nombres, contenido de casos ni ningún otro dato personal. El Asesor debe estar previamente registrado en el sistema con su propia cuenta, y debe aceptar expresamente la invitación antes de que exista cualquier vínculo.

A qué datos accede el Asesor: una vez aceptada la invitación, el Asesor accede exclusivamente a las entidades que el Usuario comparte de forma explícita y posterior a la invitación —nunca a la totalidad de su información—, mediante su propia cuenta y sesión autenticada (nunca mediante credenciales del Usuario). Ese acceso puede incluir datos marcados como sensibles (Art. 9, Ley 8968) si el Usuario decide compartir una entidad que los contiene; el sistema le advierte de esto antes de compartir, pero la decisión y la responsabilidad profesional de evaluarla corresponden al Usuario (ver sección 4.2 y Cláusula 11.3 de los Términos y Condiciones).

Base legal: el mismo criterio de la sección 6 — consentimiento y responsabilidad profesional del Usuario como responsable operativo de los datos que gestiona.

Revocación: el acceso del Asesor puede revocarse por el Usuario en cualquier momento, y se extingue automáticamente al terminar la vinculación entre ambos (Cláusula 11.2 de los Términos y Condiciones).

18. Transferencia de información al orientador sucesor (continuidad)

El Servicio permite al Usuario, de forma completamente opcional, exportar la información de sus casos, expedientes, personas atendidas, notas y apuntes hacia un orientador sucesor, para preservar la continuidad de la atención cuando el Usuario deja su puesto. Ningún Usuario está obligado a utilizar esta función — es una herramienta para facilitar el trabajo de quien continúa la atención, no un requisito del Servicio; quien prefiera no usarla (por no contar con un intermediario de confianza o por cualquier otro motivo) puede sencillamente no exportar.

Naturaleza de esta transferencia: cada Usuario es responsable independiente del tratamiento de los datos que gestiona (sección 1). La exportación hacia un orientador sucesor constituye, por tanto, una transferencia de datos personales entre dos responsables de tratamiento distintos — no un movimiento interno dentro de una misma cuenta. Es una práctica reconocida en profesiones reguladas, análoga a la transferencia de un expediente profesional a quien continúa la atención.

Formatos del artefacto exportado: el Servicio genera dos tipos de archivo con el mismo contenido: uno estructurado, pensado para ser importado directamente por el orientador entrante desde su propia cuenta del Servicio; y otro legible por una persona, pensado para cuando el orientador entrante no sea todavía Usuario del Servicio y necesite revisar la información de continuidad sin acceso a la aplicación.

Medidas de seguridad: ambos archivos se protegen mediante una contraseña que el Usuario saliente define al momento de exportar, necesaria para acceder a su contenido incluso fuera de la aplicación. El Usuario saliente es responsable de hacer llegar el archivo y su contraseña al orientador entrante por un canal confiable, utilizando como intermediario únicamente a otro profesional identificable dentro del mismo entorno institucional — por ejemplo, la dirección o subdirección del centro educativo, otro orientador de la misma institución, o el Asesor vinculado al Usuario — y nunca a una persona sin un rol profesional o institucional verificable (en particular, nunca a una persona menor de edad ni a alguien ajeno al ámbito profesional del Usuario).

Base legal: consentimiento y responsabilidad profesional del Usuario saliente, en su rol de responsable del tratamiento de los datos que decide transferir.

Vigente a partir del 14 de septiembre de 2026